Quels documents devez-vous conserver en entreprise, et pour combien de temps ?
La bonne gestion documentaire est essentielle pour assurer la conformité légale d’une entreprise et faciliter l’organisation administrative. Un classement régulier et un archivage périodique c’est du temps de gagné et beaucoup de soucis en moins !
Chaque document émis ou reçu dans le cadre de l’activité professionnelle doit être conservé pendant une durée minimale, déterminée par la loi. Certains documents doivent même être conservés à vie. Cette période varie selon la nature des documents et les obligations réglementaires en vigueur. Au-delà de ces délais, les entreprises peuvent choisir de les conserver plus longtemps à des fins d’archivage, sauf en présence de données personnelles soumises à des restrictions.
Délais de conservation des documents
Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des durées de conservation des documents d’entreprise, classés par catégories : documents sociaux, comptables, fiscaux, commerciaux et civils, ainsi que ceux relatifs à la gestion du personnel.
Aidez-vous de ce tableau pour trier vos documents et avant de les jeter :
1. Délais de conservation des documents sociaux
Les documents sociaux concernent l’ensemble des justificatifs produits ou reçus en tant que société commerciale.
2. Durée légale de conservation des documents comptables
Les documents comptables doivent être archivés afin de permettre un contrôle fiscal et comptable en cas de vérification. Les délais donnés sont à partir de la clôture de l’exercice.
3. Délais de conservation des documents fiscaux
Ces documents sont soumis aux obligations de l’administration fiscale et doivent être accessibles en cas de contrôle.
4. Conservation des documents commerciaux et civils
Ces documents concernent les transactions et obligations contractuelles de l’entreprise.
5. Conservation des documents relatifs à la gestion du personnel
Ces documents permettent de prouver les droits des salariés et les obligations de l’employeur.
Quelques notions à connaître
Sur le site Service-public.fr, vous pouvez également utiliser un simulateur afin de trouver rapidement les délais de conservation d’un document en particulier.
Les documents qu’il ne faut jamais jeter
Livret de famille, Bulletins de salaires, Contrat de mariage, Allocation chômage, Jugement de divorce, Titres de pension civiles et militaires, Donation (actes), Actes de propriété et notariés, ® Livret militaire, Dossiers médicaux. Certificats de travail, Diplômes reconnus
Pourquoi respecter ces délais de conservation ?
Respecter ces durées légales permet de se conformer à la réglementation et d’assurer la bonne gestion de l’entreprise. En cas de contrôle fiscal, social ou juridique, ces documents peuvent être exigés.
Numérisation et archivage
Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique afin de garantir leur intégrité et authenticité.
Gardez toujours une trace de ces documents, vous pouvez aussi prévoir une copie sur un disque dur ou un cloud.
Le saviez-vous ?
Le coffre-fort numérique intégré dans l’espace Cerfrance Connect est un lieu sécurisé en ligne conçu pour stocker et protéger des données numériques sensibles ou confidentielles. Il fonctionne de manière similaire à un coffre-fort physique, mais dans un environnement numérique. Les utilisateurs, dirigeants de l’entreprise, peuvent y déposer des fichiers tels que des contrats, factures ou toute autre donnée importante qu’ils souhaitent garder en sécurité.
